Persondatapolitik for Invoicery Danmark ApS

Beskyttelse af vores ansattes og kunders personlige data er vigtig for os. Vi ønsker at du som registreret hos Invoicery Danmark ApS skal føle dig tryg med hensyn til behandlingen af dine personlige oplysninger. Med dette dokument vil vi informere dig om, hvordan vi indsamler og behandler dine personlige oplysninger, til hvilket formål det sker og hvor længe oplysningerne gemmes. Vi vil også fortælle dig, hvilke rettigheder du har og hvordan du kan gøre dem gældende.

Persondataansvarlig

Invoicery Danmark ApS (herefter kaldet ”Invoicery Danmark”, ”vi”), CVR-nr. 40024018, er persondataansvarlig for de personlige oplysninger der behandles i virksomheden. Invoicery Danmark bestemmer formålet med behandlingen og på hvilken måde behandlingen skal ske.

Kontaktoplysninger til persondataansvarlig og databeskyttelsesrepræsentant kan ses i slutningen af denne persondatapolitik.

Hvad er en personlig oplysning og hvad indebærer behandling af personlige oplysninger?

Personlige oplysninger er enhver form for information, som direkte eller indirekte kan henføres til en fysisk, levende person. Eksempel på personlige oplysninger er navn, personnummer, e-mailadresse, telefonnummer, billeder og ip-nummer. Behandling af personlige oplysninger omfatter alle former for håndtering af personlige oplysninger, som f.eks. indsamling, registrering, lagring, overføring og sletning.

Hvilke personlige oplysninger behandler vi?

Invoicery Danmark behandler mange forskellige personlige oplysninger. Hvilke oplysninger afhænger af i hvilken egenskab du er kommet i kontakt med os.

Medarbejdere:

Hvis du er ansat hos Invoicery Danmark, dvs. hvis du har fået tilbudt en tidsbegrænset ansættelse hos os ved at anvende vores tjenester til at udføre og få betaling for arbejdsopgaver, behandler vi de personlige oplysninger der traditionelt forekommer i forbindelse med en ansættelse. Det er f.eks. navn, personnummer, adresse, emailadresse, telefonnummer, bankkontonummer, kreditoplysning, kvitteringer for udlæg, uddannelsesbeviser og korrespondance. Behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne ansætte dig og fuldføre vores juridiske forpligtelser som arbejdsgiver. Den er også nødvendig for at kunne fuldføre aftalen med den kunde, du har udført opgaven hos, for at kunne administrere kundeservice for dig og kunden, for at kunne fuldføre vores juridiske forpligtelser over for forskellige myndigheder, og for at kunne markedsføre vores tjenester til dig.

Kunder og leverandører:

Hvis du er kunde hos os, fordi en af vores ansatte har udført opgaver hos dig, eller hvis du er leverandør til os, behandler vi f.eks. navn, personnummer, adresse, e-mailadresse, telefonnummer og korrespondance. Vi behandler disse personlige oplysninger for at kunne fuldføre vores aftale med dig, for at vi skal kunne fuldføre vores juridiske forpligtelser og for at kunne varetage vores og vores ansattes juridiske interesser.

Hvordan og fra hvilke kilder indsamler vi oplysningerne?

Vi indsamler oplysninger om dig i forbindelse med at du opretter en konto på vores hjemmeside. Vi indsamler de oplysninger, som du selv lægger ind i systemet. Det kan f.eks. være navn, personnummer, adresse, emailadresse og erhvervstitel. Hvis du har fået din ansættelse hos os via en af vores aftalekunder, indsamler vi tilsvarende oplysninger direkte fra kunden. I forbindelse med at din ansættelse hos os skrider frem, genereres der yderligere oplysninger om dig i vores system. Det kan f.eks. være dine lønspecifikationer eller dit medarbejdernummer. Vi indsamler også oplysninger om dig, når du kontakter os vedrørende sager, der har med din ansættelse hos os at gøre. Oplysningerne kan f.eks. være din korrespondance, sygemeldinger, uddannelsesbeviser m.m.

Ud over de oplysninger, som du selv giver os eller som vi indsamler ved at du benytter vores tjenester eller korresponderer med os, kan vi også indsamle oplysninger fra en såkaldt tredjepart. Oplysninger som vi indsamler fra tredjepart er f.eks. kreditoplysningsinformationer fra kreditoplysningsvirksomheder og adresseoplysninger fra offentlige registre.

Vi indsamler også oplysninger om dig ved at anvende cookies på vores hjemmesider.

Hvad benytter vi oplysningerne til?

For at vi skal have lov at behandle dine personlige oplysninger kræves det, at der findes hjemmel i den relevante lovgivning, en såkaldt lovlig grund. For at vores behandling af personlige oplysninger skal være lovlig kræves det, at et af følgende grundlag er opfyldt:

Behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne gennemføre aftalen med dig.

Behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne gennemføre en juridisk forpligtelse, der påhviler os.

Behandlingen er nødvendig for at kunne tilgodese berettigede interesser hos Invoicery Danmark, og at din interesse i persondatabeskyttelse ikke vejer tungere (en såkaldt interesseafvejning).

Nedenstående følger en oversigt over de formål, hvortil vi behandler dine personlige oplysninger, og på hvilket lovligt grundlag vi gør det.

Formål

For at kunne tilbyde vores tjenesteydelse, der gør det muligt at du kan arbejde som tidsbegrænset ansat

Kategorier af personlige oplysninger

Navn, personnummer, adresse, emailadresse, telefonnummer, medarbejdernummer, bankkontonummer, erhvervstitel, arbejdstilladelse, skatteoplysninger, kreditoplysningsinformationer, uddannelsesbeviser, autorisationsbeviser, lønoplysninger, diæter/udlæg, pensionsoplysninger, ferieoplysninger, forsikringsoplysninger, sygemeldinger, arbejdstid, korrespondance, foto og andre oplysninger, som traditionelt forekommer i forbindelse med en ansættelse

Eksempler på behandling

Identifikation.

Kreditoplysning for at udrede, om vi kan bevilge den ansatte og kunden kredit ved at forudbetale løn.

Kontrol af erhvervsautorisation og sikring af, at der foreligger en tilstrækkelig forsikringsbeskyttelse.

Udbetaling og administration af løn, diæter, godtgørelse af udlæg.

Lovlig grund: Fuldførelse af aftale og juridisk forpligtelse.

Behandlingen er nødvendigt for at vi skal kunne indgå og fuldføre ansættelsesaftale med den ansatte og varetage den administration, som er knyttet til ansættelsen. Behandlingen er desuden nødvendig for at vi skal kunne fuldføre vores juridiske forpligtelser som arbejdsgiver over for den ansatte og tredjepart.

Formål

For at kunne fuldføre aftalen over for vores kunde med hensyn til den opgave, den ansatte udfører.

Kategorier af personlige oplysninger

Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, personnummer, CVR-nummer (ved f.eks. privat firma), korrespondance, fakturainformation, aftaleinformation, ejendomsbetegnelse (ved f.eks. skattefradragsberettigede tjenester)

Eksempler på behandling

Oprettelse og underskrivning af en opgaveaftale.

Administration og udsendelse af faktura til kunden for udført arbejde.

Lovlig grund: Fuldførelse af aftale.

Behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne gennemføre en aftale med vores kunde.

Formål

For at kunne fuldføre vores juridiske forpligtelser.

Kategorier af personlige oplysninger

Navn, adresse, e-mailadresse, personnummer, telefonnummer, erhvervstitel, lønoplysninger, diæter/udlæg, pensionsoplysninger, forsikringsoplysninger, sygemeldinger, arbejdstid og andre oplysninger, som traditionelt forekommer i forbindelse med en ansættelse.

Eksempler på behandling

Angivelse og indberetning af skat, arbejdsgiverafgifter, moms m.m.

Udfærdigelse af arbejdsgivererklæring

Lovlig grund: Juridisk forpligtelse.

Behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne fuldføre vores juridiske forpligtelser i henhold til loven eller andre bestemmelser, myndighedsforskrifter, beslutninger, anmodninger eller retningslinjer vedrørende f.eks. bogføring, skattesager og forpligtelser, der er koblet til vores ansvar som arbejdsgiver.

Formål

For at kunne håndtere kundeservice.

Kategorier af personlige oplysninger

Navn, personnummer, adresse, emailadresse, telefonnummer, korrespondance, fakturaoplysninger, aftaleoplysninger, lønoplysninger, tekniske oplysninger om computer og browser m.m.

Eksempler på behandling

Kommunikation og korrespondance med ansatte, kunder og interessenter via telefon, e-mail, chat eller sociale medier.

Svar på forespørgsler, håndtering af reklamationssager og tvister, rådgivning, teknisk support m.m.

Fuldførelse af aftale og juridisk forpligtelse.

Behandlingen er nødvendig for at vi skal kunne gennemføre vores aftale med den ansatte og vores aftale med kunden. Behandlingen er desuden nødvendig for at vi skal kunne tilgodese vores og vores aftalepartneres interesse i at opretholde en god kundeservice.

Formål

For at kunne markedsføre vores tjenester via direkte markedsføring og remarketing.

Kategorier af personlige oplysninger

Navn, e-mailadresse, ip-nummer, tekniske oplysninger om computer og browser.

Eksempler på behandling

Udsendelse af direkte markedsføring via e-mail.

Anvendelse af cookies ved besøg på vores hjemmeside med henblik på remarketing på andre hjemmesider.

Lovlig grund: Berettiget interesse.

Behandlingen er nødvendig for at kunne tilgodese Invoicery Danmarks berettigede interesse i at kunne markedsføre eksisterende eller nye tjenester og informere om nye begivenheder.

Hvem kan vi komme til at dele dine personlige oplysninger med?

I visse tilfælde kan vi komme til at dele dine personlige oplysninger med andre juridiske personer.

Virksomheder inden for den samme koncern som Invoicery Danmark

Da vi inden for vores koncern har visse fælles koncernmæssige funktioner, kan vi i visse tilfælde dele dine personlige oplysninger med andre virksomheder inden for koncernen.

Andre juridiske personer, som er selvstændigt persondataansvarlige.

Vi deler dine personlige oplysninger med andre selvstændigt persondataansvarlige, dvs. virksomheder eller myndigheder som selv beslutter, hvordan informationer som leveres til dem skal behandles. Når de personlige oplysninger deles med andre selvstændigt persondataansvarlige, gælder således deres persondatapolitik og rutiner omkring databehandling.

De selvstændigt persondataansvarlige, som vi kan dele dine personlige oplysninger med, er:

Offentlige myndigheder, som f.eks. Skat, Datatilsynet, Erhvervsstyrelsen, A-kasser, kommuner, politiet og Arbejdstilsynet, dersom vi er forpligtet hertil i henhold til loven, for at kunne fuldføre vores ansvar som arbejdsgiver eller ved mistanke om kriminalitet.

Virksomheder eller andre juridiske personer, som du som ansat har udført opgaver hos, for at kunne fuldføre vores ansættelsesaftale med dig og vores aftale med kunden.

Databehandlere

For at vi skal kunne tilbyde vores tjenester og fuldføre vores forpligtelser i henhold til aftalen med dig deler vi visse af dine personlige oplysninger med virksomheder, som hjælper os med blandt andet markedsføring, itløsninger, inkassosager m.m. Disse virksomheder er persondatabehandlere for os, og vi indgår en aftale med dem for at sikre, at de kun behandler dine oplysninger i overensstemmelse med vores instruktioner og til de formål, de er indsamlet til.

Leverandører i tredjelande

Vi tilstræber altid at beholde de personlige oplysninger vi behandler inden for EU/EØS. Nogle af vores leverandører har dog deres virksomhed uden for dette område, i et såkaldt tredjeland. Hvis vi overfører dine oplysninger til et tredjeland, træffer vi passende beskyttelsesforanstaltninger for at sikre, at beskyttelsesniveauet er det samme som inden for EU/EØS. Eksempler på sådanne beskyttelsesforanstaltninger er godkendt adfærdskodeks i modtagerlandet, standardaftaleklausuler, bindende virksomheds interne regler og Privacy Shield.

Hvor længe gemmer vi dine personoplysninger?

Vi gemmer dine personlige oplysninger så længe, det er nødvendigt for at opfylde det formål, som oplysningerne er indsamlet til. De oplysninger vi indsamler, og som genereres når du anvender vores tjenester, behandles til forskellige formål. Derfor gemmes de også i tidsperioder af forskellig længde, afhængigt af hvad de skal anvendes til, og hvordan vores juridiske forpligtelser ser ud. Det kan f.eks. være så længe det kræves for at vi skal kunne fuldføre vores arbejdsgiveransvar over for dig. Det kan være for at kunne håndtere reklamationssager fra din opdragsgiver, eller så længe det kræves, for at opfylde visse lovbefæstede opbevaringstider vedrørende f.eks. bogføring.

Hvordan beskytter vi dine personlige oplysninger?

Vi træffer passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at alle oplysninger som vi behandler, beskyttes mod ulovlig eller uautoriseret adgang, men også mod tab, ødelæggelse eller anden skade. Kun de behandlere, der har adgang til vores system, har adgang til dine personlige oplysninger. Deres håndtering af oplysningerne er nøje reguleret i interne styredokumenter.

Dine rettigheder som registreret

Som registreret har du i henhold til den gældende lovgivning en række rettigheder, der er koblet til vores behandling af dine personlige oplysninger. Nedenfor angiver vi dine rettigheder og hvad de indebærer. Du finder kontaktoplysninger i slutningen af dokumentet, som du kan benytte, hvis de vil gøre dine rettigheder gældende

Vi vil behandle din anmodning uden unødig forsinkelse og normalt inden for en måned. Bemærk at vi kan behøve yderligere oplysninger fra dig for at sikre din identitet og kontrollere, at anmodningen kommer fra den rette person.

Ret til adgang (registeruddrag)

Du har ret til at anmode om oplysning om, hvilke af dine personlige oplysninger vi behandler, et såkaldt registeruddrag. Anmodning om registeruddrag skal ske skriftligt, være underskrevet af dig og postes til den adresse, du finder i slutningen af dette dokument. Registeruddraget vil blive sendt til din folkeregisteradresse.

Ret til rettelse

Hvis personlige oplysninger, der er koblet til dig er forkerte, har du ret til at forlange rettelse af dem. Du har også ret til at supplere med personlige oplysninger, som du mener mangler, og som er relevante for formålet med behandlingen. Du har også mulighed for selv at opdatere dine oplysninger i din konto på vores hjemmeside, når du er logget ind.

Hvis personlige oplysninger er rettet på din anmodning, vil vi informere dem, som vi har udleveret oplysningerne til om, at der er sket en rettelse. Det gør vi dog kun, hvis en sådan underretning er mulig og ikke medfører en uforholdsmæssig anstrengelse. Vi vil også informere dig om, hvem vi har udleveret oplysningen til, hvis du anmoder om det.

Ret til sletning

Du har ret til at anmode om at få dine personlige oplysninger hos os slettet. I følgende tilfælde skal dine personlige oplysninger slettes:

hvis oplysningerne ikke længere behøves til de formål, som de er indsamlet til,

hvis behandlingen udelukkende er baseret på samtykke, og samtykket tilbagekaldes af dig,

hvis behandlingen sker til direkte markedsføring, og du modsætter dig en sådan behandling,

hvis du modsætter dig en behandling, der sker med afvejning af interesser som lovligt grundlag, og der ikke findes berettigede grunde, der vejer tungere end din interesse,

hvis de personlige oplysninger behandles i strid med gældende lovgivning,

hvis sletning kræves for at opfylde en juridisk forpligtelse,

hvis de personlige oplysninger er indsamlet om et barn under 13 år, som du har forældreansvar for, og indsamlingen er sket i forbindelse med udbydelse af informationssamfundets tjenester.

Der kan findes juridiske forpligtelser, der forhindrer os i at slette visse personlige oplysninger. Disse forpligtelser kan stamme fra f.eks. folkeregisterlovgivning, skattelovgivning eller lovgivning om forbrugerrettigheder. Behandlingen kan også være nødvendig for at vi skal kunne fastlægge, fremføre eller forsvare juridiske krav.

Hvis personlige oplysninger er slettet på din anmodning, vil vi informere dem, som vi har udleveret oplysningerne til om at der er sket en sletning. Det gør vi dog kun, hvis en sådan underretning er mulig og ikke medfører en uforholdsmæssig anstrengelse. Vi vil også informere dig om, hvem vi har udleveret oplysningen til, hvis du anmoder om det.

Ret til begrænsning af databehandling

Du har ret til i visse tilfælde at anmode om, at vores persondatabehandling bliver begrænset. Det indebærer, at vi markerer de personlige oplysninger på en måde, så de fremover kun anvendes til visse afgrænsede formål.

Retten til begrænsning gælder blandt andet, hvis du har anmodet om en rettelse af dine personlige oplysninger. I disse tilfælde kan du også anmode om at vores behandling af de personlige oplysninger begrænses imens der sker en udredning af, om de personlige oplysninger er korrekte. Du kan også gøre retten gældende, hvis du har gjort indvendinger mod en behandling, der udføres med interesseafvejning som lovligt grundlag, og du ønsker at databehandlingen bliver begrænset imens det bliver udredt hvis berettigede grunde der vejer tungest.

Hvis personlige oplysninger er begrænset på din anmodning, vil vi informere om at der er sket en begrænsning til dem, som vi har udleveret oplysningerne til. Det gør vi dog kun, hvis en sådan underretning er mulig og ikke medfører en uforholdsmæssig anstrengelse. Vi vil også informere dig om, hvem vi har udleveret oplysningen til, hvis du anmoder om det.

Ret til klage

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af personlige oplysninger, som vi foretager med henvisning til interesseafvejning. Ved en sådan indsigelse må vi kun fortsætte behandlingen, hvis vi kan påvise at der findes tvingende berettigende grunde til at vi behandler de personlige oplysninger, og disse grunde vejer tungere end dine interesser. Vi må også fortsætte med at behandle oplysningerne for at fastlægge, udøve eller forsvare juridiske krav.

Hvis dine personlige oplysninger behandles til direkte markedsføring, har du altid ret til når som helst at gøre indsigelser mod behandlingen. Ved direkte markedsføring forstås alle typer opsøgende markedsføringstiltag, f.eks. via post, e-mail og sms. Hvis du gør indsigelse mod direkte markedsføring, vil vi ophøre med at behandle dine personlige oplysninger til det formål.

Ret til dataportabilitet

Hvis du har afgivet personlige oplysninger til os har du under visse forudsætninger ret til at få taget disse personlige oplysninger ud af vores registre og anvende dem hos en anden persondataansvarlig. For at du skal kunne udnytte denne ret til dataportabilitet, skal anmodningen gælde oplysninger, som du selv har afgivet til os, og som vi behandler efter samtykke fra dig eller til at fuldføre aftaler. Retten til dataportabilitet gælder altså ikke personlige oplysninger, som behandles med grund i interesseafvejning eller juridisk forpligtelse.

Klager

Hvis du mener, at dine personlige oplysninger behandles i strid med gældende lovgivning, har du ret til at indgive en klage til Invoicery Danmark eller til Datatilsynet.

Ændring af Persondatapolitiken

Invoicery Danmark forbeholder sig ret til at ændre og opdatere persondatapolitikken efter behov. Den seneste version af persondatapolitiken vil altid være publiceret på vores hjemmeside. Ved ændringer, som er af afgørende betydning for vores behandling af personlige oplysninger, vil du som ansat få information om dette via e-mail i god tid, før opdateringen træder i kraft.

Om cookies

En cookie er en lille tekstfil, der består af bogstaver og tal, og som gemmes på din browser eller enhed, når du besøger vores hjemmeside www.invoicery.dk. Cookies bruges for at forbedre din brugeroplevelse og for at analysere, hvordan du anvender vores tjeneste. Vi bruger også cookies for at kunne stile markedsføring til dig.

Hvis du vil læse mere om cookies og hvordan vi anvender dem, findes der yderligere oplysninger på vores hjemmeside www.invoicery.dk.

Kontaktoplysninger til persondataansvarlig og databeskyttelsesrepræsentant

Persondataansvarlig:

Invoicery Danmark ApS
c/o Stockholmsgade 45
2100 København Ø

CVR-nummer: 40024018

Telefonnummer: +45 72 17 08 80

E-mailadresse: info@invoicery.dk

Databeskyttelsesrepræsentant:

Vores databeskyttelsesrepræsentant (data protection officer) overvåger, at vi følger gældende lovgivning, og at vi behandler dine personlige oplysninger korrekt. Hvis du vil i kontakt med vores databeskyttelsesrepræsentant, beder vi dig sende en e-mail til dpo@invoicery.dk.